[PDF]Ofimática Excel Para Novatos

OFIMÁTICA
EXCEL PARA NOVATOS



VÍCTOR PELEGRÍN HERNANDO





ÍNDICE


Introducción:.1

Ejercicio 1. Escribir en las celdas, colorear y dar formato.1

Ejercicio 2. Operación matemática SUMA.9

Ejercicio 3. Cálculo de trimestres.14

Ejercicio 4. Diferencia entre trimestres. RESTA.17







Prólogo


En ocasiones, podemos sentirnos confusos con las nuevas tecnologías. Incluso frustrados al ver
como el mundo avanza sin subirnos al carro.

Si usted tiene esa sensación sepa que no es el único.

A muchas personas se les hace un mundo entender las aplicaciones más conocidas de oflmátlca de
Microsoft.

MI opinión personal después de ayudar a innumerables amigos y familiares es que se debe a una
mezcla de aburrimiento y frustración.

Es por ello, que he decidido crear este libro para que sobre todo sea útil, con ejemplos siempre
reales y prácticos que podrán ayudarle a realizar sus propios cálculos como recibos de agua, luz,
electricidad, contabilidad, etc.

En resumen, aprenderá conceptos muy básicos sobre Microsoft Excel partiendo totalmente de
cero que luego podrá trasladar a sus pequeños proyectos personales. Por ejemplo, llevar la
contabilidad de su propia casa.

Si desde luego usted tiene las sensaciones anteriormente descritas y quiere aprender de una
forma ágil, eficaz, divertida y sobre todo útil el funcionamiento básico del programa Microsoft
Excel éste es su libro.

Respecto a la Instalación se asume que usted ya lo tiene funcionando en su ordenador de
sobremesa o portátil.

Microsoft no ha variado mucho las bases y conceptos de sus programas de oflmátlca a lo largo de
los años. Por lo que, en principio, cualquier versión de Excel que posea debería servirle para seguir
todos los ejemplos propuestos en este libro y aprender los conceptos. Eso sí, tenga en cuenta que
podrían existir pequeñas variaciones en función del Idioma seleccionado o versión de producto,
aunque fueran leves.


Para terminar, le doy las gracias por la adquisición de mi libro y espero que le sea de gran utilidad.


Víctor.




Introducción:


A pesar de que lo que se pretende en este libro es aprender de una forma práctica y con ejemplos
sencillos vamos a destacar algunos aspectos muy básicos de Excel que el lector debe tener en
cuenta antes de comenzar con las prácticas y su aprendizaje.

Cuando iniciamos Excel con una hoja en blanco observaremos la siguiente imagen.


Archivo Inicio Insertar Disposición de página Fórmulas Datos Revisar Vista Ayuda P Buscar i£í Compartir P Comentarios


p'ífe-

-

Portapapeles 15

Calibrí -|ll v

N K S - | H] * £

A~ A” -

- A - -

151


- cjl Ajustar texto

1= § Combinar y centrar

Alineación

1 |<*ner«l "| 1 ÍSS

v $ » % ooo ^oo -5§ Formato Dar formato Estilos de

condicional ~ como tabla ~ celda v

151 Número 15 Estilos

§§ Insertar

Eliminar

K Formato

Celdas


P 1 *

Ordenar Buscar y Ideas

▼ v y filtrar v seleccionar v

Edición Ideas 1 /».

Al


u








A

A\ a

1 B

c

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

-

1


]
















2


















3



















4



















5



















6



















7



















8



















9



















10



















11



















12



















13



















14



















15



















Dependiendo de su versión puede contener ligeros cambios, pero todas las versiones contienen
dos zonas muy a tener en cuenta:

• Celdas:

Posiblemente, esta vaya a ser la parte más importante a la hora de trabajar. Excel trabaja
con celdas, las cuales se componen de filas numeradas y columnas ordenadas por letras.
En la imagen anterior podemos observar como estaría seleccionada la celda Al.

• Barra de fórmulas:

Otra zona muy importante. Nos ayudará a realizar cálculos matemáticos. Por ejemplo,
sumas, restas, multiplicaciones.

fx


Ejercicio 1. Escribir en las celdas, colorear y dar formato.


Este sencillo ejemplo consiste en realizar una tabla de nóminas de nuestro trabajo anual.
Quedará de la siguiente forma:

Comencemos...


1















Diríjase a la celda Al. Tan simple como pinchar con el ratón en ella.


A\

A

B

C


1





2




3





4





5





6






Escriba "Enero"


Á

A


1

Enero


2



3




Como puede observar, Excel permite escribir letras y no solo números o fórmulas matemáticas.

Ahora, vamos a darle un poco de formato a la celda Al para que sea más atractiva al visualizarla.

Si puede observar, la palabra Enero aparece pegada a la izquierda de la celda. Vamos a centrarla.
Pinche un click en la celda Al para seleccionarla, después pincharemos con el ratón en las
siguientes opciones (coloreadas de rojo por mí):


r Disposición de página Fórmulas Datos



c^!» Ajustar
i$¡ Combi


r uente




Alineación


y/ £*

c

D

E

F




























La primera opción nos centra el texto dentro de la celda "verticalmente" hablando. La segunda
opción lo centra "horizontalmente". Le aconsejo que pruebe las seis opciones existentes y juegue
con ellas para comprender mejor el concepto.


El resultado con nuestro texto centrado por el momento es:


2













A

B

C

1

Enero



2




3




4




5




_



Genial. La siguiente pregunta es, ¿podemos colorear la celda para darle un aspecto todavía más
atractivo y elegante?

La respuesta es sí. Veamos cómo se hace:

Pinchamos de nuevo en la celda Al un solo cllck para seleccionarla. A continuación, buscamos el
siguiente botón en el panel de Fuente:



Fuente


Hi


Pinchamos en el símbolo del cubo de pintura y ¡vollá! Ya tenemos nuestra celda pintada.

Sin embargo, se estará preguntando ¿puede poner otro color que me guste más?

La respuesta es sí, de hecho el color amarillo que hemos seleccionado no es muy recomendable en
la mayoría de los casos ya que nos da una sensación dañina a la vista. Es recomendable utilizar
colores con tonalidades suaves y que no creen un contraste tan alto.

Para ello, en vez de pinchar el cubo de pintura, vamos a pinchar en el "trlangullto" que esta a su
derecha.


Calibri


11


A" A '


N K S. v


Fuente


Fü


Se nos abre el siguiente menú donde podemos seleccionar muchos más colores:


3



















Mi recomendación personal es elegir los más suaves. Que suelen ser los siguientes:

A A Á* I = = = «


Calibri


11


N K S


Fuente


Colores d el tema



Colores estándar


J Sin rell eno
^ Más colores.,.

Para este ejemplo vamos a seleccionar el azul superior centrado. Nuestra celda Al queda de la
siguiente manera:


4

























A

B

, C ,

D

E

1

Enero





2






3






4






5






6






7






S






9






10






11






12







¿Mucho más bonito verdad?


¿Podríamos personalizar todavía más nuestros colores? Sí. Pinchando en:


Calibri -- 11 A A


—

—

$




N K S - j±j -

<1

>





Fuente

Colores d el tema




Le aconsejo que pinche y pruebe distintas tonalidades que se ajusten a lo que más le guste.

Siguiendo con nuestro ejercicio, ahora que ya tenemos Enero, tenemos que crear Febrero, Marzo,
Abril... Diciembre.

Vamos a la celda Bl. Para seleccionarla haga un click de ratón en ella.

Escribimos "Febrero".


5



















A

B

c

D

1

Enero

Febrero



2





3





4





5






Como podemos ver Febrero no tiene formato. Esto es lógico, ¡no se lo hemos añadido!

La pregunta que nos debemos hacer ahora mismo es ¿tenemos que realizar todo el proceso
anterior que hemos realizado con Enero? ¿y después con Marzo lo mismo? ¿y con Abril...?

Una posible respuesta sería sí. Podemos realizar los mismos pasos celda por celda y
conseguiríamos el mismo formato en todas. Por suerte, los desarrolladores de Excel ya contaron
con esta situación y para ahorrarnos tiempo han automatizado esta tarea tan repetitiva y tediosa.

Veamos una primera forma.

Pinchamos en la celda Al y buscamos el botón "Copiar formato"



Calibri


11


A" Á'


N K S


< 3 * V


Fuente


r^i



Copiar formato

¿Le gusta como queda una selección
concreta? Puede aplicar ese diseño a otros
contenidos del documento.

Para empezar:

1) Elija contenido con el formato que le guste.

Al



1


2


3


2 ) Haga clic en Copiarformato.

3) Elija otro elemento para aplicar
automáticamente el formato.

4


5


Para aplicar el formato en varios lugares, haga
doble clic en Copiarformato.

6


7


3


(?) Más Información


9


Pinchamos en el botón y acto seguido pinchamos en la celda Bl.

Al realizar esta acción Excel copia el formato de la celda Al a la celda Bl.


6





















A



1

Enero

Febrero


2




3




4








Siguiendo con el ejercicio, complete por usted mismo las siguientes celdas hasta llegar a
Diciembre. Debe obtener este resultado:



A

B

1 c |

D

i E

i F i

. G

H

1

J

K

1 L j

1

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

2













3













4













5













6













7













8













9














Llegados a este punto, vamos a dar el mismo formato a todas las celdas. ¿Es necesario realizar la
copia de formato celda por celda? Como ya puede esperar NO. Excel permite copiar y pegar el
formato a varias celdas a la vez.

Pinche en Enero y pulse el botón copiar formato. A continuación, coloque el ratón encima de
Marzo, pinche sin soltar y arrastre el puntero hasta Diciembre.


Con esta acción obtendremos:



A

B

c

D

E

F

G

H

I

J

K

L

1

2

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

3













4













5













6














Muy bien, en este momento ya tenemos el índice de cada mes. Ahora vamos a rellenar cada mes
con su correspondiente sueldo.

Vaya a la celda A2, pinche sobre ella y escriba 1200.



A

B

C t

1

Enero

Febrero

Marzo

2

1200


3



A




Si se fija en este caso al ser un número lo que ha introducido, Excel lo alinea automáticamente a la
derecha. Por cuestiones estéticas, vamos a centrarlo al igual que los índices. Como ya sabe debe
colocarse en la celda correspondiente A2 y pulsar:


7











Disposición de página Fórmulas Datos


11 -

JK A"

—I

=1



£ - A


r uente


íü




Ajustar


— J— |— ±= zL= .31 Combi
Alineación



c

D

E

F



























A

A

B

C

D

1

Enero

Febrero

Marzo

Abril

2

1200



3





4





5






Habitualmente acostumbramos a trabajar con dos decimales puesto que cuando cobramos una
nómina no suele ser exactamente de 1200.35 Euros, suele ser de 1235 EUR por ejemplos. Así que
si quiere trabajar con dos decimales se lo tiene que decir a Excel.

Vuelva a seleccionar la celda A2, busque nuevamente el panel número y encuentre estos botones:



Uno sirve para aumentar decimales y el otro para disminuir.

Pruebe ambos hasta conseguir el siguiente resultado. Verá que es una acción muy simple.

A\ A B C D E F _G_ H I J K , L

1 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre


2

1200.00











3












4













8















A continuación, rellene las nóminas desde Febrero a Diciembre. Si lo desea puede inventarse las
cantidades, aunque recomiendo usar las de nuestro ejemplo ya que más adelante haremos
operaciones matemáticas.

A\ A B C D E F G H I J K L

1 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

2 1200.00 1235.39 1124.47 1300 1450.44 1000 2050.65 1254.21 1300.12 1154.58 1213.54 2400.65

3

4


Si observa, no todas las celdas entre la B2-L2 cumplen el formato que hemos configurado
anteriormente para A2. En realidad, ninguna entre la B2-L2 lo cumplen ya que aunque veamos dos
decimales en alguna es porque los hemos añadido manualmente al introducir los valores.

Por consiguiente, vamos a poner el mismo formato para todas las celdas. Esto ya conoce como se
hace puesto que lo hemos hecho antes para los índices.

Se lo recuerdo: pinchamos la celda A2, vamos al panel Portapapeles y pinchamos el botón Copiar
Formato. Acto seguido, pinchamos en la celda B2 y sin soltar arrastramos hasta la celda L2.

Obtendrá el siguiente resultado:



A continuación, vamos a pintar las nóminas de un determinado color suave para que nos sea más
cómodo para la vista y tenga un aspecto más estético.

Para colorear todas de golpe, seleccionamos la celda A2 y sin soltar el botón del ratón arrastramos
hasta la celda L2.

Veremos que se quedaran todas "seleccionadas" como en la siguiente imagen:


A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

| 1200.00

1235.39

1124.47

1300.00

1450.44

1000.00

2050.65

1254.21

1300.12

1154.58

1213.54

2400.65 J


Ahora nos vamos al Panel Fuente, pulsamos la flecha del botón de relleno (cubo de pintura) y
elegimos un color suave. En este ejemplo, utilizo un amarillo suave.

Si ha seguido los pasos correctamente obtendrá este resultado:



A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

1

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

2

1200.00

¡ 1235.39

1124.47

1300.00

1450.44

1000.00

2050.65

1254.21

1300.12

1154.58

1213.54

2400.65


Ejercicio 2. Operación matemática SUMA


En este ejercicio, vamos a ver una de las funcionalidades más potentes de Excel. Los cálculos
matemáticos.


9















Vamos a suponer que quisiéramos conocer cuánto dinero hemos ganado en el año.
Para ello va a jugar un papel fundamental la barra de formulas.


A2


f*

1200





--





A

B


n |

E

F

G

W


- J

K

L

- tí '

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre


! 1200.00

1235.39

1124.47

1300.00

1450.44

1000.00

2050.65

1254.21

1300.12

1154.58

1213.54

2400.65


q


¿Por qué?

Porque cualquier cálculo que queramos hacer en Excel debemos insertarlo en esta barra.

Existen dos formas de trabajar con esta barra. Una más manual y otra con el asistente de Excel.

En mi opinión, lo ideal es utilizar el modo manual y de vez en cuando si no recordamos alguna
fórmula o no conocemos la sintaxis que usa Excel usar el asistente.

Veamos un primer ejemplo en modo manual:

Nos colocamos en la celda M2, a continuación vamos a la barra de formulas y escribimos lo
siguiente:


SUMA - U X f* |=SUMA(A2, B2, C2, D2, E2, F2, G2, H2, 12, J2, K2, L2)|



A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

1

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre



2 i

1200.00 i

! 1235.39 i

1124.47 í

1300.00 j

1450.44 j

1000.00 i

2050.65 ¡

1254.21

[ 1300.12 í

1154.58

í 1213.54 í

2400.65 ¡

¡K2, L2)

1

3 í




4l

Y pulsamos Enter:


M3 • a X í


A\ A

B

C

D

E |

F

G

H

I

J

K

L ,

M

N

lj Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre



2j 1200.00

1235.39

1124.47

1300.00

1450.44

1000.00

2050.65

1254.21

1300.12

1154.58

1213.54

2400.65

16684.05


3 J


Si se fija en la celda M2, observará que se ha realizado la suma total de las nóminas de todos los
meses.

¿Qué hemos hecho exactamente?

Hemos utilizado una función predefinida en Excel con el nombre de "SUMA" que como resultado
nos da el valor de la suma de celdas que le pongamos.

Como puede ver la sintaxis que se usa es simple. Sumara todas las celdas que pongamos en el
paréntesis separadas por una coma.

Ahora le voy a hacer una pregunta. Imagínese que en vez de tener 12 meses tuviéramos las
nóminas de los últimos 30 años. ¿No sería un "poco" tedioso ir añadiendo celda por celda?

Para solucionar esta problemática Excel nos permite insertar las celdas con una sintaxis adicional.
Coloqúese en la celda N2, escriba lo siguiente y pulse Enter.


10














=SUMA(A2:L2)|



D E

F

G


Puede observar que hemos obtenido el mismo resultado usando una sintaxis ligeramente distinta.

En este segundo caso hemos utilizado el símbolo de dos puntos " : Al utilizar este símbolo
>>>