[PDF]Excel Tutorial

El EXCEL como
herramienta de
investigacion



Capitulo I «Introduccion al EXCEL»



c,Que es EXCELS

EXCEL es un programa genetico del tipo Hojas de calculo que viene integrado en el paquete
Office.

Una hoja de Calculo es defmitiva, una matriz de datos compuesta de filas y columnas que
aparecen en pantalla como una enorme tabla por la que uno puede desplazarse. Esta tabla
esta compuesta por numerosas celdas que forman los cruces de las columnas (designadas
por letras alfabeticas mayiisculas A,B,C,D,....Z, AA, AB, AC,AD... hasta la columna IV),
y las diferentes filas (designadas por numeros 1,2,3,... hasta la fila 65536). Por tanto cada
hoja del EXCEL tiene 65.536 filas por 234 columnas que hacen 15.335.424 celdas en total.
Cada celda se denomina por su columna y su fila, de este modo la celda B4 corresponde al
cruce de la columna B en la fila 4.

Las Hojas EXCEL, por tanto, son matrices de datos compuestas por columnas y filas que
contienen informacion. Si pensamos en las columnas en terminos de «variables» y las filas
en terminos de «registros o casos», entenderemos porque este programa constituye un
instrumento adecuado para el vaciado de una encuesta o un trabajo de campo. De este modo,
en cada fila (un caso de nuestro estudios), podemos introducir los valores correspondientes a
ese caso, entrevista o lo que fuere. Asi en la columna A podia ir el numero de registro o
caso, en la B su sexo, en la C el tipo de estudios, etc. hasta completar todos los datos de ese
caso. Igualmente, la fila siguiente contendra la informacion del siguiente caso.

Las celdas pueden contener tres tipos de datos:

• Numeros : Corresponden a cantidades numericas enteras o decimales. Para separar
los decimales de la parte entera de un numero el EXCEL usa por defecto el simbolo
coma «,». El EXCEL admite igualmente numeros negativos anteponiendo delante del
primer entero el signo menos (guion central) «-».

• Texto : Son entradas literales que corresponden a nombres, aclaraciones,
comentarios, etc. El EXCEL si advierte que cualquier simbolo ingresado en una celda
es una letra lo toma como texto, por tanto en adelante lo tratara como tal. Para el por
tanto 54333655V no es un numero seguido de una letra, es simplemente una cadena
literal que consta de siete simbolos numericos y la letra V.
A veces es bueno que un numero telefonico, por ejemplo 886883624 lo entienda
como cadena y no como numero, al no contener ningun caracter no numerico debe
teclearse inicialmente el simbolo «'» (esta en el teclado en la fila superior a la
derecha con el simbolo «?»), si el EXCEL observa este signo adoptara el contenido
que siga (aunque sea numerico9, como alfabetico. Asi '77 no es setenta y siete sino
una cadena alfanumerica compuesta de dos simbolos 7.

• Formulas o Funciones: Son funciones que el Ecel debera ejecutar y van siempre
precedidas por el simbolo «=». De forma que si escribimos en una celda cualquiera
lo siguiente =7+2 en la pantalla el EXCEL nos pondra 9 pues el simbolo igual le dice
que coja el primer operando que le siga, en este caso 7 y le sume (simbolo «+») un 2.
El EXCEL ejecuta la funcion suma y nos devuelve el resultado.



La principal ventaja de un programa de hojas de calculo es que las formulas se recalculan
cada vez que cambia cualquier contenido que haya en las celdas afectadas por las funciones
o formulas. De este modo se pueden definir en las hojas diferentes "modelos" de calculos
para cuestiones que nos interesen.

La ventana EXCEL

Cuando abrimos por primera vez el EXCEL nos muestra una hoja de calculo en bianco tal y
como aparece en la Imagen 1 . 1

Imagen 1.1 Pantalla de apertura del EXCEL



Barra de Herramientas



Barras de Menus















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-


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« Arid




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2




















































A


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25


























V


























29


























29


























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31


























V


























33


























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is














































































3g


























39


























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41


























42


























47
























•if








UJ




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eifel




X l * Jrt /




Lritc

















Pestafias de las hojas Rarra Hp Hihl lin Barras de desplazamiento

Barra de dibujo horizontal y vertical



Estructura de la ventana del EXCEL

Barra de menus

Es el menu principal de EXCEL, al hacer clic sobre cada una de las palabras que aparecen
en esta barra: «Archivo», «Edicidn», «Formato», «Herramientas», «Datos», «Ver»y «?»



2



(Ayuda) se despliega una lista (submenu), con las opciones que contiene ese submenu. Es la
forma de ejecutar comandos del programa.

Barra de herramientas

Tienen botones con iconos dibujados que ejecuten comandos directamente sin tener que
entrar en la Barra de menus. Alguno de ellos, se expanden mostrando nuevos botones o
comandos.

Pestahas de hojas

Nos muestra las tres hojas en bianco con las que abre por defecto el EXCEL , vienen
designadas como «Hojal», «Hoja2» y «Hoja3» y se sitiia en la primera. Para cambiar de la
Hojal a la Hoja2 bastaria con hacer clic con el boton izquierdo del raton en la pestanas
correspondiente.

Barra de desplazamientos

Permite desplazarse por la hoja de izquierda a derecha (horizontal) y de arriba abajo
(vertical), basta con pulsar sobre ellas y mantener pulsado el raton mientras lo desplazamos
en un sentido u otro



Las opciones de la barra de menus

El submenu «Archivo»

Si hacemos clic con el boton izquierdo sobre la opcion de menus «Archivo» se nos
despliega el submenu que aparece en la Imagen 2.1. Sus principales opciones que podemos
elegir haciendo clic con el boton izquierdo del raton sobre ellas son:



Imagen 1 .2 Submenu Archivo



u


flfrfilvo [Etfeion Ver Iraffcar Formate


Herranwntas






Ctrl+A




y


Guardar


Ctrl+G


*




Guardar como...




a


[mprimif,..


Ctrl+P


1




1 1 : \Mis_docymentos\evaporacion




2
3




£ip

£ \Documei*s and SettingstyPMcldo ^Ascara -


er.pedfl]


4




4 opini6ri\notas




5


V



«Abrir»: Permite abrir archivos de EXCEL para su edicion y desarrollo. Tiene el mismo
efecto si desde el teclado pulsamos la tecla control y sin dejar de pulsar la letra A [CtrL+A]
hacerlo asi se le llama hacerlo por «Control rdpido de teclado» y popularmente como
«Atajos de teclado».

«Guardar»: Graba y guarda los archivos en ese momento abiertos con el EXCEL. Por
control rapido de teclado [Ctrl+G].



3



«Guardar como»: Igual que la anterior pero permite guardar en otra ubicacion o con otro
nombre el archivo que tenemos abierto en ese momento

«Imprimir» Permite imprimir en la impresora que tengamos por defecto el documento
abierto. Por control rapido de teclado [Ctrl.+I]

Tras estas opciones del submenu «Archivo» nos presenta una lista de los ultimos
documentos abiertos con EXCEL.

Aunque estas son las opciones basicas del submenu «Archivo», no se agotan aqui sus
posibilidades, pues al hacer clic sobre la doble flecha hacia abajo que aparece en la parte
inferior del submenu (estan en azul en la Imagen 1 .2), se despliegan nuevas opciones menos
usuales. Como muestra nuestra Imagen 1.3

Imagen 1.3 Submenu Archivo con todas sus opciones desplegadas



J3




Herfjmientas

□fcrl+U






flprir...


Qrl+A










m


Gu ardai








Gyardar como...




l




Guardar como pagria Web. . .




2
3




Guardar area- de jHbajo. . ,












5
6




Vista previa de la p*#u W*b


7




Csnfigurar pignft...




8
9
10




Area rjc imprcsiim




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19
20
21




J opifliAri VAtrjj




a*



«Guardar como pdgina web»: Guarda la information de la pagina en lenguaje HTML que
es en el que se escriben las paginas web, esto nos permitiria subir ese documento asi
guardado y colgarlo en la red como una pagina web

«Guardar area de trabajo»: En ocasiones nos puede interesar guardar una parte solamente
de la hoja que tenemos abierta. Para ello, previamente a ejecutar este comando deberemos
seleccionar el area deseada (pulsando con el boton izquierdo del raton en la parte superior
izquierda de la zona deseada y, sin dejar de pulsar, arrastrando el raton hasta la inferior
derecha), al hacerlo asi nos aparecera el area elegida sombreada en azul y esa sera el area
guardada.

«Buscar»: Permite buscar una palabra o frase en el documento abierto en ese momento

« Vista previa de la pdgina web»: Nos abre el navegador Explorer o el que tengamos por
defecto instalado en nuestro ordenador, mostrandonos el documento como si de una pagina
web se tratase.

«Configurar pdgina»: Esta option nos permite configura el papel, los margenes del mismo,
la insertion de numeros de pagina, encabezados y pies de pagina como si un documento de
Word se tratase



4



«Area de impresion»: (Previamente tenemos que seleccionar un area dentro de la hoja
EXCEL) Permite seleccionar una pequena parte de la hoja que tenemos abierta y constituir
con ella solamente el area que se vera afectada cuando efectuemos el comando «Imprimir»,
por tanto solo se imprimiran las celdas comprendidas en el area seleccionada aqui saliendo
unicamente el contenido que estas alberguen. Esta opcion despliega al ser elegida dos
nuevas posibilidades:

• «Establecer area de impresion»: es realmente quien activa el area seleccionada
como area de impresion

• «Borrar area de impresion: Elimina, si la hubiere, el area de impresion defmida
con anterioridad

« Vista prelirninar» : Permite echar un vistazo rapido a como se imprimira al ejecutar el
comando «Imprimir».

«Enviar a»: Permite desde aqui enviar por correo electronico o intranet el documento
abierto a otra persona o puesto de trabajo en la red

«Propiedades»: Muestra informacion adicional sobre el documento como la fecha de
creacion, modificacion, persona que lo realizo, tamano, etc.

El submenu «Edici6n»

Fundamentalmente en este submenu, encontraremos la mayoria de los comandos que
permiten editar y cambiar el contenido del documento. Al hacer clic en la barra de menus
sobre el comando «Edici6n» se nos despliegan las opciones que aparecen en la Imagen 1.4



«Deshacer»\ Este comando deshace la ultima accion
ejecutada por nosotros en el actual documento. En nuestra
imagen aparece Deshacer borrar puesto que la ultima
accion que se efectuo fue la de borrar un dato si hubiesemos
efectuado copiar nos apareceria Deshacer copiar. Podemos
ejecutar este comando por teclado mediante [Crtl+Z].

«Repetir»: Al contrario que el comando anterior ejecuta
nuevamente el ultimo comando ejecutado. Por control rapido
de teclado [Ctrl +Y]



«Cortar»: Permite cortar (quitar), los datos de una celda o
area de celdas seleccionadas asi como graficas u otro
contenido que hubiera en las mismas. Los datos se eliminan
de la zona; pero permanecen en el portapapeles (una
memoria interna del programa), por lo que podemos
trasladarnos a otro lugar y ejecutar «Pegar», en el nuevo
sitio elegido nos trasladara los datos antes cortados. Por
control rapido de teclado [CtrL+X]

«Copiar»: Funciona basicamente como el anterior comando;
pero a diferencia de este, no elimina los datos seleccionados
para copiar de ese lugar, simplemente guarda una copia en el



Imagen 1.4 Submenu Edicion





Edicion Ver Insertar Formato




m


Deshacer Borrar Ctrl+Z


l


0


Repetir Borrar Qrl+Y






Cortar Ctrl+X






Copiar Ctrl+C




m


Portapapeles de Office.




m


Pegar Ctrl+V






Pegado especial,.,






Pegar como hipervtnculo






ReHenar ►






Borrar ►






Eliminar,.,






Elirminar hoja






Mover o copiar hoja-..




M


Buscar... Ctrl+B






Reemplazar... Ctrl+L






Ira... Qd+I






Vjnculos...






Qbjeto



5



portapapeles y podemos copiarlos cuantas veces deseemos con el comando «Pegar». Por
control rapido de teclado [CtrL+C]

«Portapapeles de Office... »: Al ejecutar este comando se nos despliega una ventana en el
margen derecho donde se nos desvela que datos hay en la memoria interna del portapapeles,
si estamos trabajando con varios documentos del paquete Office nos apareceran tambien
aquellos datos que hemos cortado o copiado de Word, Acces o Power Point. Basicamente es
una pantalla que muestra el contenido oculto de la memoria del portapapeles.

«Pegar»: Permite pegar en el sitio elegido el contenido que tengamos en el portapapeles tras
las acciones de «Cortar» o «Copiar». Por control rapido de teclado [CtrL+VJ.

«Pegado especial... »: Convierte el comando Pegar en un potentisimo instrumento para
manejar los datos y las opciones de pegado. Tanto, que le dedicaremos un apartado especial
(en el Capitulo II «Introduccion de datos»), pues es fundamental para manejarnos bien con
la edicion de datos EXCEL.

«Rellenar» Potente comando que nos permite completar varias celdas de la hoja de forma
simultanea con un valor o una serie de valores (se vera en el capitulo siguiente).

«Eliminar» Si lo ejecutamos nos permite eliminar toda una fila o columna de nuestra hoja
EXCEL, desplazandose hacia arriba el resto de las filas o hacia la izquierda si eliminamos
una columna. Se puede acceder a este comando por el menu contextual que se activa al
pulsar el boton derecho del raton sobre cualquier celda y eligiendo seguidamente la opcion
«Eliminar».

«Mover o copiar hojas» Con este comando podemos cambiar el orden de las hojas que
contiene nuestro documento de EXCEL abierto en ese momento que se denomina «Libro» y
que por defecto tiene tres hojas (Hojal, Hoja2 y Hoja 3). Tambien nos permite copiar el
contenido de una hoja entera en otra.

«Buscar» Nos encuentra un termino, niimero, texto en el documento abierto en ese
momento

«Remplazar» Permite buscar y reemplazar un termino que le solicitemos sustituyendolo por
otro que tambien le indicamos al comando

«Ir a» Nos lleva al lugar o referencia indicado. La referencia puede ser una celda H44 o un
nombre defmido con anterioridad en EXCEL mediante el comando situado en el Submenu
«Insertar» -> «Nombre» -> «Definir».

El submenu Insertar

Aunque este submenu contiene bastantes posibilidades y opciones, las mas frecuentes y
utilizadas son las que aparecen en su lista sin desplegar al completo tal y como puede verse
en la Imagen 26.

«Celdas» Inserta una celda encima o a la izquierda de la que estamos situados, por tanto, la
insercion solo afecta a las celdas desplazadas por debajo de esa fila o por a aquellas celdas a
la derecha de su columna, segun la insercion elegida.



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Imagen 1.6 Submenu
corto de Insertar



Inserter [ Formato «Filas» Inserta una fila entera afectando a todas las filas y columnas que
quedan por debajo de esta.

«Columnas» Inserta una columna completa afectando a todas las filas y
columnas que quedan a su derecha.

«Nombre» Nos permite nombrar una celda ala que en lo sucesivo
podemos referimos por este nombre al igual que si lo hicieramos por su referenda. Si yo
defino la celda H44 con el nombre de Saldo en lo sucesivo EXCEL operara igual si le digo
en una funcion «=H44*0,3» que «=Saldo*0,3» Este comando tiene las siguientes opciones:

• «Definir» abre una ventana emergente donde se nos solicita el nombre que deseamos
poner a la celda seleccionada en ese momento, a la que se le asigna esa
denominacion

• «Pegar» Introduce en la celda seleccionada la funcion ="Nombre elegido"

• «Crear» Sirve para denominar una serie celdas dispuestas a lo largo de una fila o
columna, siempre debo de tener dos columnas una con los nombres que quiero
adoptar y otra con los valores que deben contener esos nombres. Igualmente
funciona si tengo en una fila una serie de nombres a asignar y en la inferior los
valores que le seran asignados por este comando.

• «Aplicar» Busca en las formulas existentes dentro del rango de celdas seleccionadas,
y sustituye todas las referencias a celdas para las cuales ya existe un nombre
>>>