[PDF]Dienstplanung mit Microsoft Excel

Dienstplanung
mit Excel


Entwurf
von Thomas Bär


Thomas Bär, Kaufbeuren


Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme
Thomas Bär:


Dienstplanung mit Excel / Thomas Bär.
IBICURA, Unterostendorf 2004


ISBN 3-9809304-1-6


IBICURA © Dieses Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung
außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und
strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Ein-
speicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.


Lektorat: Ingeborg Bauer

Gestaltung: Das Projekt, Kaufbeuren

Layout und Satz: Bauer & Bauer

Druck und Verarbeitung: Druckerei Schnitzer, Marktoberdorf


01 Vorwort


Der „Dienstplaner in Excel III“ ist ein aus dem stationären Pflegedienst am Bezirkskrankenhaus Kauf-
beuren hervorgegangenes Projekt zur Vereinfachung der Dienstplanung für jeweils einen Monat. Das Pro-
jekt basiert auf den Anforderungen von Stationen aus dem Bereich forensische Psychiatrie, Allgemein-
psychiatrie, Gerontopsychiatrie und dem Enthospitalisierungsbereich und wurde über mehrere Monate
in Zusammenarbeit mit dem Pflegeinstitut — Bereich Informatik verfeinert und in der Leistung stark er-
weitert.


Es gibt viele Dienstplanlösungen mit ausgefeilten Fähigkeiten am Markt, jedoch finden sich immer wie-
der Argumente, die gegen die Einführung großer, professioneller Dienstplanverfahren sprechen. Die Be-
gründungen reichen von den entstehenden Kosten für die Software und Wartungsverträge, über die feh-
lende Infrastruktur im Bereich der EDV, bis hin zur fehlenden Individualität, die für jede Einrichtung im
Gesundheitswesen notwendig ist.


Mit der vorliegenden Version, basierend auf der Standardapplikation Excel von Microsoft, kann eine kos-
tengünstige Dienstplanung erstellt werden, ohne große Datenbanken betreiben und warten zu müssen.
Die Parametrierung, sprich die Anpassung an die eigenen Bedürfnisse kann - sofern das Standardmo-
dell verwendet wird - innerhalb von zirka einer Stunde geschehen. Weitreichende Anpassungen an die
eigenen Bedürfnisse sind durch die didaktische Aufbereitung von Funktionalitäten des Tabellenkalkula-
tionsprogramms durch den Autor möglich. Sie erhalten mit dem Gespann von Buch und Programm das
Werkzeug für eine individuelle Dienstplanung in die Hand, die ohne größere Schwierigkeiten an das eige-
ne Unternehmen auch außerhalb des Gesundheitswesens angepasst werden kann.


Das Buch gliedert sich in insgesamt drei Teile. Der Einführung in die Tabellenkalkulation mit Excel in den
ersten neun Kapiteln. Anschließend werden Anhand des Beispiels „Dienstplanung“ spezielle Funktiona-
litäten in Excel und Visual Basic for Applications (VBA) umgesetzt. Der dritte Teil richtet sich an den An-
wender des fertigen Dienstplanmodells mit Checkliste zur Einführung, Parametrierungshilfe und einen
Nutzungsvorschlag, eine Art Bedienungsanleitung.


Da es sich beim vorliegenden Verfahren um ein Werkzeug zur individuellen Anpassung handelt, kann
eine rechtsverbindliche Garantie nicht gegeben werden. Eine kostenfreie Unterstützung für Probleme,
die im Zusammenhang mit der Nutzung und Installation der Datei entstehen können, wird weder vom
Verleger, Autoren noch vom Betreiber der Webseiten geboten. Innerhalb des Quellcodes der Datei findet
sich eine ausreichende Dokumentation, die ebenfalls zur Fehlerbeseitigung dienlich sein kann. Aktuelle
Informationen und neue Dateiversionen des Dienstplaners finden sich auf der Webseite des Pflegeinsti-
tuts (www.pflegeinstitut.de/dp!).


Viel Spaß bei der Dienstplanung


Der Autor


Thomas Bär wurde 1973 in Hamm in Westfalen geboren. Im Anschluss an die Realschule folgte der Be-
such der Berufsfachschule für das Sozial- und Gesundheitswesen in Unna. Nach dreijähriger Lehrzeit
endet die Ausbildung zum staatliche examinierten Krankenpfleger an der Krankenpflegeschule des Be-
zirkskrankenhauses Kaufbeuren. Anschließend folgen einige Monate Einsatz auf einer geschlossenen,
psychiatrischen Station. Im Jahr 1996 und dem Januar 1997 Ableistung des Zivildienstes auf einer inter-
disziplinären Intensivstation im somatischen Kreiskrankenhaus der Stadt Landsberg am Lech. Anschlie-
ßend Mitgründer des pps - Privaten Pflegeservices in Mauerstetten, einem ambulanten Pflegedienst.
Erster Einsatz von Excel-Tabellen zur Kalkulation in der Buchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung,
sowie der Personalabrechnung. Seit 1999 Inhaber der Stabstelle EDV in der Pflege am Bezirkskranken-
haus Kaufbeuren. Seit 2001 Dozententätigkeit am Pflegeinstitut des Bezirks Schwaben im Bereich In-
formatik. Ebenfalls seit 2001 fester freier Mitarbeiter des Windows 2000 Magazin, einer unabhängigen
Monatspublikation des AWi Verlag in Grasbrunn für Windows NT/2000/XP und 2003 Experten. Seit
Ende 2003 stellvertretender Abteilungsleiter der EDV am Bezirkskrankenhaus Kaufbeuren.


Kurzübersicht der Kern-Funktionalitäten


m Sechs Dienstformen

= Individuelle Dienstbezeichnung

m Dienstplan auf Monatsbasis

m alle Werteingaben im Format Stunden:Minuten

m maximal 22 / 30 Mitarbeiter pro Plan

m Sollstunden für Monate lassen sich frei hinterlegen

m Feiertage lassen sich frei hinterlegen

m Definition von Sollbesetzungen auf Tages- / Wochenbasis

m Farbliche Prüfung auf korrekte Dienstbesetzung

m Farbliche Prüfung auf Einhaltung der Sollarbeitszeit der Mitarbeiter
m Sollstellung auf Basis von 100%, 75%, 50% oder 25% Anstellung
= Freie Sollstellung

m Unterscheidung von Wochenturnus- und Schichtdienst

= Farbliche Darstellung von Urlaub, Krankheit und Nachtdienst


Kurzübersicht der speziellen Funktionalitäten


Automatische Anrechnung von Teamsitzung
Mitarbeiterorientierte Dienstplanausgabe
Abbildung komplett freier Dienste mit Zeitangaben


|
|
|
m Berechnung Nachtdienste im Quartal


01


02


02.1
02.2
02.3
02.4
02.5
02.6


03


03.1
03.2
03.3
03.4
03.5
03.6
03.8
03.9


04


05


05.1
05.2
05.3


06
06.1


07


07.1
07.2
07.4


08


08.1
08.2
08.3
08.4


09


09.1
09.2
09.3
09.4


10


10.1
10.2
10.3
10.4
10.5


Inhaltsverzeichnis
VOrWoH. ea 4
Grundlagen der Tabellenkalkulation.............uuruunununnnannnnnnnnnnnnnnn nun nn 8
Basics : Programmfenster von Excel .........uzuzu02una00n0nnaun ann ann nnnnnnnnunnannannannnnnnannannnen 8
Basics : Register...........zu@uun0uns0n20nannnnnnannnannannannannnunnannnannunannnannnunnannannannannnannannaannen 9
Basics : Bewegunß.........uunuuaunnaunannnunnnnnnnnnunnannannannnnnnnnnannannannnnnnnnnnunnannannaennnnnannannnen 9
= Et U 17 1772) 6-1 ı BERERPEBPEREPRETFERGELPERFEEPEEREEPRELPEFPESPEFEPRELTERTELTEL-ELFERGRTFLELEEFFEELEFELTELFLELERTE 10
Einstieg - Vorbereitungen...........nuuu000n00nannnnnnann ann ann nnnnnnnnunnannannannnnnnunnannannnunnnnnnennn 10
Hinweise zur Onlinehilfe ...............200000200 000 nn nnnn ann ann nnnnnnnnunnannann ann nnnnunnann ann nnnnannnnnne 12
Fast wie Schiffe versenken .........«uununu0nnnunnnnn nn nun nn nn nun nn nn nn nun nn nn nn nennen 13
Mehrere Zellen summieren ............z@@44200000n00nann ann ann nun nnnnunnannannannnnnnunnannannnunnannnnnne 14
Wenn es mal schräg wird - Fehler .............„uuunsuu42200n@00nnannnannnnunn ann ann nenn nnnnnannnnnnnnn 15
Kommastellen............usuusun200000nannnnnnunnannannannnnnnannannnunnnnnnnnnunnannannannnnnnunnannannnunnnnnnenne 16
Tipps zur: Eingäbe:von Zählen... een 18
Tipps zur Eingabe von Datums- und Zeitangaben .............zuuauuu0un00na0nannnnnnnunnann anna 19
Datums- und Uhrzeitangaben in Microsoft Excel.........unuuuunnennnnnnunnnnnnnnannannnnnnnnnnnnnn 20
Tipps zur Eingabe von Texten...........zununuunanannnunannunannunnunnn nun nun nun un ann unnunnnnnn nun nun un nen nun 21
Weitere Eingabehinweise ...........zuusuuauun0unaunaunnnnnnunnunnannannannnunnannannnnnnunnnnnnunnannannenn 21
Zellen komplett bewegen ............-.uuuu020@0n000n0nnnnnn nn nn nn nun nn nn nun nn an nn nn nen 22
Beispiel 2 : Währungsumrechnung ..........u-.uuu0nuna0nanannnonannunannnnnnnnnnannn 24
Der Zelle einen Namen geben .............zuu@u0au0n00naunaunannnnnnnunnannann ann annnnnn ann ann nunnnnnnnnne 29
Feste Verweise auf Zellen ..........nuuuuu02un2unannnnnnannannnnnnnnnnnnnunnannannannnnnnunnann ann nunnannnenne 29
Ausfüllen'von,Daten .:..2:.. 2:2: Hin 30
Analysen und Grafiken mit Excel...........uuuuusuu00aunannnnannannannnnannnnnnnannenn 32
Diagramm'an:MS Word.:.:.-:::::.-:.:..=- ee aha 37
Logikoperatoren: Tue dies wenn das.......uunuuunnnnunununnunununnnnunnnunnn nennen 39
WENN .::::::c 2 ee a onen end unn 41
Abhängiges Design... u... ae ee ana 42
Verweise......uunnuunsannunannnannnannannannannannnannnannunannnannnunnannannannannnannnunnunaunnannnnnnannannannannn 44
Berechnungen mit Datum und Uhrzeit ........-..uuuunenunnunununnnnunnnnnnn nennen 47
Rechnen mit Uhrzeiten............uzuu2uu020000n00n ann nnnnnnn ann ann nnnnnnnnunnannannannannnunnannannnunnnnnnenne 49
Aufenthaltsdauerberechnung ..........uuuzu@200200000000nnnnnunnann ann ann nun ann ann ann nnnnnnnnunnannannenn 51
Durchschnittsberechnung ............@240200200000n0nnnn ann ann nun nnnnnunnannann ann ann nnnannannnunnnnnn nn 53
Zählen ' von Merkmalen...:-....:.-.:..=2..-..24u0n4 Haan denn dann nn an aan a nennen 54
Tabellen vor Fehlern schützen ............uunzau000n00n0nannnnnnnnnnan nun an nun nun nun 59
Spalten oder Zeilen ausblenden................-...u220020nau00n0naunannannnnunnnnnnnnunnnnn nun nnnnannnnn 59
Formeln, Zellen und Tabellen schützen ................20200@000000a0nnnunnunnunnnnnnun ann ann ann nun 59
Nur gültige Eingaben zulassen ..........zuunsuunaunnannnannnnannnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 60
Nur Befugten das Öffnen ermöglichen... ............2..22..2222220202000002000000000000n00nnunnnnnnnn 62
Excel-Befehle am Dienstplanbeispiel.............uuuunununnunununnnnunnnnnnnnnnenenn 63
Umstellung auf Uhrzeitwerte ............22un2u0@00n00n00n ann ann ann nun nunnannann ann nun nen ann ann nunnnnnnenne 65
Bereitstellung einer Soll/lst Prüfung.............zuuns0unneunnannnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 66
Arbeiten über die Tabellengrenze hinwe$.............zuunsuunneunnannnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnunnnnnnnnn 66
Sollstunden:.::2::2::::: 23%: 22.1 22 Lac rn ae Eee ne Esch iskabea san aafege nit 67
Teile von Textinhalten...............zu2uu@u0a00n0nnann ann nnnnnnnnunnannann ann nun annann ann nnnnnnnnunnannannnenn 68


10.6

10.6.1
10.6.2
10.6.3
10.6.4
10.6.5
10.6.6
10.6.7
10.6.8


11


11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
11.7
11.8
11.9
11.10
11.11
11.12


12


12.1
12.2
12.3
12.4


13


13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
13.9
13.10
13.11
13.12
13.13
13.14
13.15


14
14.1


15


15.2
15.3
15.4
15.5


16


Versteckte:Bereiche des:DPE.....:.. as En 36
Korrektes Monatsende erfassen .....uessensesnnnennnn nennen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn en nennen nennnnnennnnn nennen 68
Teamsitzungsmarkers sr... essen ats isst antein 69
Dienstberechneta.n.a se ED ee u ae a nenne 69
Speicherort.für Wünsche... anime 70
Nachtwachenspeicher:..:.ensaeialnninlnk an e sein 1
Spiegel’ Schatlenplani..a:in arena last inahlinikianählemkilkniirasnsih 71
Minüsubergabe =... en erener are in seele 72
Gültigkeitsprüufung u... 22 ae aa HN mine lasseeitiiethen 73
VBA in Excelnutzen u... 74
WET Age] 62] 1Ce] g« 1-1 GERSRREEREERPERERERRPEREELERFERREPEAEEEERTELEERSELERFEEREPEGEERERFEUERFRERBEREERFFEREEUERFEUEERBERERF 74
Dem Makro ein Symbol zuordnen .............@u44@000000nnnnn nun nun nnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 78
Schaltflächen‘::.::.:::.:..... ee ann anna annehmen den 79
Entwicklungsumgebun8............224020000000nnnnnan ann ann nnnnnnnnunnannann ann nun nnnann ann nun nnnnannnunnen 81
ANFETGEE [01 155 1 VRERRRRREE ERBE EEERBRFTETREERFÄSEFFERRFFEREDELTEPELEEROREFTTRELLEREPEELERSEFEEOBEFTPFREEFELOEFFEPRFEFRREFOFRS 83
Operatoren... ini 85
Zugriff auf Zellen ...........zuuauunsunannaunnnnnnnnnunnunnannannnnnnnnnannannannnannnunnannannannannnnnnann anne 85
{> Ye 110211 0:1 1 RRPRSRARRENRERERORBNERTTREREESTLFEEFFERSEUTECFTTPERSEERTELFEEERLEFTCFELTFERLEERLECRTPERSEFERTEFTPEREEETLLEEFR 86
Do I IGu 117] 1 WORSRRRERPRRRRFERPEFFAERERECSTEFLEPTFELEFELFERCERRRELPERFLRETFFLFFFEFESFEREFESBRFLTELFELBSPLTEITEFFRFFLTERERTR 87
Eingabemöglichkeiten....:::-:::::..:--.::2=2:2 1: 3u2 2222002 ns Ian ie aa rie sen lb aan laden 88
Fehler abfangen.............zuu@uuasunsunaunannnnnnnunnunnannannnnnnunnannannannnannnunnunnannannannnunnannannenn 89
Dateien schreiben und externe Programme .........uuasrusunaunaunnnnnnunnunnannannannnnnnann anne 90
Kommentierter Quellcode ......-„uz=nanununnunununnunnnnnnunnnnnnnnunnnnunnnnununnnnnn 95
Tabelle '1.=: Plan =... u. a la nee kan ouuse nal hnn tu nenuene 95
Ufo 2 = [TI Des URRRRRDF SUPER ESS EREEREDEPEHEESRRELERTEREESCRELLTTEREREDRELEPPELEETLESRETTERLIERPERESPEFERCEREPETTERELETH 101
11 Ca1o [7] Bo SRERERPPRERPEEEPPREPPETFFORPFRENPEEPEPELTPRFERSEEPPELFPFEFSELFERERFFBERFFFEOFREFBERPEUEFEREFPEBEEPEEPRFERSEETUN 113
1 Cu 1« [7] IO= SORNEERRERR EHRE IRRE RE SEEREESOREEETEERURELPESLIEERUERTESSEHDREEUEEREUEEEESELUCHELSHEESPUSCHEELHEERUESERSELTER 119
Bedienungsanleitung - Dienstplan in Excel Version 3 .........uauauauana0a0n 128
Checkliste für den Ersteinsatz .............u02u0020000n00nnn0nnunannann nun nun nnnnnnnnunn nun nun nun nun nnnnnnn 128
Grundlegende Gedanken. ............-=su4na00na00na00nnannnnnnnnannnnnnnnunnnnnn nenn nenn nnnnnannnnnnnnennen 130
Voraussetzungen ......unsuuaunnunnannannnnnnnnnannannnnnnunnnunnunnannann ann nunnannann ann nunnannnunnannannaennnnne 130
Vorbereitungen in Excel .........zuu@uuasunaunaunannnnnnnunnunnannann ann nnnnunnannaunnnnnnnnnunnannann nennen 131
Starten‘ von: DPES3 ..............0u.. a en 132
Funktionelle Bereiche ......:.::..u2u:.u2. 200 a hl a kann ale 133
Wünschei....::..0: 0.000 un a a an 135
Planungshelfer ............z242200200200000n00nann ann nun ann ann ann nnnnnnnnunnannannannnnnnunnannannnunnnnnannnunnen 136
Soll:Ist->Besetzung.:::-:-.::::::2::22u.:22.2.ue 4: sn see a ai abe anal aeauine 138
I PSIT 721 09 7, [0] 7: | SRRRERRERHERRPHAUFFERSERFRRHEEREEFERFFRAEFETEFEEFEUSEEREEEEREURSSEESEFELFLORFEREEEEREFRABREFEFERFEOBEREER 138
Ein- und Ausblendung ...........u@u02000002000nn nun ann ann nun nnnnnnnnunnannannannnnnnnnnannannnnnnunnnnnnunnen 139
Teamsitzung........22u22u020nnunnunnannannnnnnnnnann ann ann nnnnnnnnunnannann ann nunnannannaunnunnannnunnannann anne 139
BF 1E=X:1c F: 10:1 1 PRFRRERDRRFERRPEREREREERERBESERERRFEREPEOFERETEREFSLSEFEERHEREPERFEREEOREERFEURFRPEURFPEGERPERFBUFRFEERBER 140
ul Tdetz1 02169] F: | LIHEPFERPFFFRAUFFEREFEERHREFFREHERRFHEEHELHERERFORNEFFERERFFEESFELEFRELTOBEEERERERFFONSEELPEREFLOBEFERE 141
Qualitative Plananalyse - CAC......uunsununnunannannunannnnnunnununnnnunnunnnnunnunnununnnnannunnenannun nenn 141
Parametrierune.. 2. iin 143
Parameter von anderem Plan kopieren..........-.u@ruuenunn0nnnnnn nun nun nn nen nun ann nn nn nun nun nun nn nenn 146
Nutzungsempfehlung .............uuu0@00002000n0nnnannunun nn nn nun un nun nnun nn nun un nn nn anne 147
Planung, Verlauf und Krankheit .............uuusuusu0200000000nnn nu nnannann ann nnnnnnn ann ann nun nnnnnnnnunnen 148
Abweichendes Stundensoll ...............=2.02202000000200n0unaunaunnunnnunnunnnnnnnnnnnnunnnnnnnnunn nun nun 150
Plus-. und Minusstunden.::::.::::- 1424222220021 3a an de ea a ae eb aan nd naar nn nu nen du 151
Eingabe von Sonderdiensten................-z.4.442000000nn00nnnannnnn mann annn ann ann nnnnnannnnnnnnen 152


Ausblick : Künftige Funktionalitäten ..........uuunuuuunuunnnnnnnnnunannnnnnnnnnunnnn 154


02 Grundlagen der Tabellenkalkulation


Eine Hauptaufgabe der Tabellenkalkulation mit Microsoft Excel ist der Aufbau und die Gestaltung von Ta-
bellen und das Berechnen der erfassten Daten. Folgende Aufgaben aus dem Bereich des Pflegedienstes
sind nur Beispiele die mit einer Tabellenkalkulation erarbeitet werden können:


Rechnungsmanagement

einfache bis komplexe Berechnungen

statistische Erhebungen

finanzmathematische Berechnungen

Erstellung von Tages-, Wochen-, Monats oder Jahresplänen
Erstellung von Dienstplänen

Erstellung von Formularen

Erstellung von Grafiken auf Basis von Zahlenwerten


02.1 Basics : Programmfenster von Excel


Das Microsoft Excel Dokument ist die Arbeitsmappe. Mit dem programmorientierten Start von Microsoft
Excel wird eine neue Arbeitsmappe Mappe1.xls als Dokumentfenster geöffnet.


Einige Benennungen von Elementen unter Microsoft Excel sind für die folgenden Kapitel wichtig:


Cursor Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Bildlaufleisten


EI Mirosoft Excel - Aappei


|) 2 ei Bearbeiten Ansicht Einfügen Format WExtras Daten
bagasßyrıBbn<
„ur AA FKU


Eenster ? Acrobat


er


E25 9x mW


x) Mr


»\Tabelle1 ; Tabelle2 Ä Tabelle? 3
N | AutoFormen » N


Dog 9-4 Zu ==
I 1


| Zeichnen


Bereit


Zeilenköpfe Spaltenköpfe Zellbereich Bearbeitungsleiste


Das Aussehen von Microsoft Excel kann, je nach Benutzereinstellung variieren. Sind einige Symbolbe-
fehle nicht vorhanden, so können diese im Menübefehl ANSICHT -> SYMBOLLEISTEN eingeschaltet wer-
den. In der Standardeinstellung werden „Standard“, „Format“ und „Zeichnen“ von Microsoft Excel vor-
gegeben.


Alle Eingaben unter Microsoft Excel werden in der Bearbeitungsleiste vorgenommen, funktionell erinnert
sie an die Browserleiste aus den Internetprogrammen.


Mit Hilfe der Bildlaufleisten wird der Bildausschnitt bewegt, dies ist bei größeren Tabellen erforderlich.
Im Zellbereich werden Daten und Ergebnisse dargestellt, die hinter dem Ergebnis stehende Funktion
wird erst durch die Auswahl der Zelle (Bewegen des Cursors auf die betreffende Zelle oder durch Ankli-
cken) in der Bearbeitungsleiste sichtbar.


Durch die Spaltenköpfe und Zeilenköpfe werden Positionen innerhalb des Zellbereiches beschrieben.
Weitere Erklärungen finden sich im Abschnitt 3 „Fast wie Schiffe versenken...“.


02.2 Basics : Register


In der Standardeinstellung des Programms enthält eine Arbeitsmappe drei leere Tabellenblätter mit dem
Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3. Der Benutzer kann diesen Tabellen (oder auch andere Arbeits-
blätter z.B. Diagramme oder Visual Basic Module) weitere hinzufügen, wobei die Maximalzahl der Arbeits-
blätter innerhalb einer Arbeitsmappe auf 255 begrenzt ist.


Nächstes Register Letztes Register Aktive Tabelle Blattregister


Le


Tabellei1 { Tabelle2 / Tabelle3
Zeichnkn » 3 6; | Autoformen» N % LJ C
Bereit


Erstes Register Vorheriges Register


Mit einem Rechtsklick auf das Blattregister der Tabelle erscheint das Kontextmenü in dem Arbeitsblät-
ter umbenannt, gelöscht oder hinzufügen werden können. Um die Reihenfolge der Arbeitsblätter müssen
diese bei gedrückter linker Maustaste bewegt werden.


Wie die Programme Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint prüft auch Microsoft Excel während des
Öffnens einer Datei, ob diese programmierte Inhalte in Visual Basic for Applications (VBA) enthalten und
erwartet vom Benutzer die Aktivierung oder Deaktivierung dieser aktiven Inhalte. Dieser Schritt ist not-
wendig, da Dateien mit solch aktivem Inhalt ein potentielles Sicherheitsrisiko für das System darstellen.
Sollten Excel-, Word- oder PowerPoint Dateien aus unsicheren Quellen aus dem Internet bezogen werden
ist die Deaktivierung dieser sog. Makros zu empfehlen.


Das Programmieren in Visual Basic for Applications (VBA) und das Erstellen von Makros zählen zu den
fortgeschrittenen Möglichkeiten des Einsatzes des Microsoft Office Pakets. Im zweiten Teil dieses Bu-
ches wird auf beide Techniken näher eingegangen, da einige Funktionalitäten der Dienstplanung ohne
individuellen Programmcode nicht zu realisieren sind.


02.3 Basics : Bewegung


Ein Arbeitsblatt besteht aus 256 Spalten und 655386 Zeilen. Der entstehende Schnittpunkt aus Spalte
und Zeile ist eine Zelle, die durch Spaltennamen und Zeilennummer genau adressiert ist (siehe auch Ab-
schnitt 3 „Fast wie Schiffe versenken...). Um sich in dem riesigen Bereich, der Microsoft Excel zur Verfü-
gung stellt, schnell und effizient zu bewegen bietet das Programm mehrere Arten der Bewegung.
Poweruser, Menschen die häufig mit Microsoft Excel arbeiten, verwenden in der Regel die Tastatur, da
die Hände bereits auf dieser Ruhen und das „in die Hand nehmen“ der Maus eine zu große Zeit erfor-
dern würde.


Mit der Maus sind Cursorbewegungen in der Tabelle sehr einfach, der Mauszeiger wird an die gewünsch-
te Position geführt und durch einen einmaligen Klick mit der linken Maustaste wird die Zelle ausge-
wählt.


Für horizontale und vertikale Bewegungen werden die Bildlaufleisten am unteren und rechten Bildschirm-
rand verwendet. Für eine zeilen- beziehungsweise spaltenweise Bewegung durch die Tabelle kann der
Pfeil an den Bildlaufleisten verwendet werden.


10


Mit der Tastatur lässt sich Microsoft Excel ebenfalls bequem steuern. Die Cursorbewegung wird mit Hil-
fe der Pfeiltasten herbeigeführt. Um den Bildausschnitt und andere Bewegungen durchzuführen, werden
Tastenkombinationen verwendet:


STRG+ BILD AUFWÄRTS


Il


nächste Tabelle im Register


STRG + BILD ABWÄRTS


vorherige Tabelle im Register


ALT + BILD AUFWÄRTS


Bildausschnittswechsel horizontal rechts


ALT + BILD ABWÄRTS = Bildausschnittswechsel horizontal links


BILD AUFWÄRTS = Bildausschnittswechsel vertikal hoch


BILD ABWÄRTS — Bildausschnittswechsel vertikal runter


POS1 = Zeilenanfang


STRG + POS1 = Tabellenanfang (Zelle A1)


02.4 Basics : Markieren


Das Markieren ist wie bei allen Programmen in grafischen Betriebssystemen, wie Microsoft Windows,
eine der wichtigsten Basisfähigkeiten, die einem Benutzer abverlangt werden.


Die Markierung legt fest, auf welchen Teil im Dokument sich viele Änderungen, wie zum Beispiel Schrift-
typ, Zellformat oder Farbhintergrund auswirken sollen. Mit der Maus lässt sich ein Bereich durch einen
Linksklick und die Bewegung bis zur Zielzelle markieren, mit der Tastatur wird durch das gleichzeitige
Drücken der Großschreibtaste (Shift) und die Bewegung des Cursors mit Hilfe der Pfeiltasten der glei-
>>>