[PDF]Auditer Les Comptes Avec Excel

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AUDIT DES
COMPTES
AVEC EXCEL


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PAR STEPHANE TEMGOUA


Comment utiliser les sparklines, les tableaux croisés
dynamiques et la mise en forme conditionnelle dans un
grand livre comptable pour l’analyser ?




AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


AUDIT DES COMPTES AVEC
EXCEL

PAR STEPHANE TEMGOUA


Présentation du processus d'audit avec Excel

Lorsqu'il s'agit d'auditer les comptes d'une entreprise en fin de période, le
temps devient un facteur important dans ce travail. En utilisant Excel de
manière efficient, on peut gagner énormément en temps en maîtrisant
certaines fonctionnalités avancées d'Excel.

Dans cet article je vous propose un tutoriel pour vous apprendre à analyser
rapidement les tendances des écritures pour détecter les erreurs, les oublis
potentiels. En effet l'analyse des tendances des écritures peut suivre ce
processus:

• contrôler si l'imputation mensuelle des charges périodique est régulière
ou suit la même tendance;

• regarder les mois où il y a des pics et les minimums, ce qui permet
d'interroger les comptables en charge de ces comptes sur les différents
soldes mensuelles qui attirent l'attention;


Qu'utiliserons-nous pour y arriver?

Pour y arriver nous utiliserons les fonctionnalités avancées d'Excel telles
que:

• la mise sous format de tableau;

• les tableaux croisés dynamiques;

• les sparklines;


Ce tutoriel a été fait avec Excel 2010 et marchera avec les versions
supérieures.


http: / / tssperformance.com. stephane.temgoua@outlook.com


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


1. Exporter dans Excel les grands-livres:

Les données qui seront utilisées sont les grands livres comptables. Tous les
logiciels comptables ont la possibilité d'exporter leurs grand livres
comptables sous le format Excel (ou CSV par exemple). Le plus important
dans cet exportation est d'avoir les colonnes de Compte, Date, journal, num
écriture, Libelle, Débit, Crédit, Solde.


Comme ci-dessous:


A


B C

1 [604210


03/01/11 JCP

2 604210 1


ifc/01/11 JCP

3 604210

\ /-

08/01/H JODSSG

4 604210

\ /

11/01/11 JODSSG

5 604210


14/01/11 JOD

6 604210


18/01/11 JCP

r

JL* * Co Corme

de:

7 604210

numéro de

21/01/11 JODSSG

8 604210

compte

21/01/11 JCP

9 604210

3: coConne

**$4/01/11 JCP

10 604210

(a date
decirture

26/01/11 JODSSG

11 604210


31/01/11 JOD

12 604210


31/01/11 JCP

13 604210


02/02/11 JCP

14 604210


16/02/11 JCP

15 604210


18/02/11 JCP

16 604210


21/02/11 JCP

17 604210


28/02/11 JODSSG

18 604210


28/02/11 JOD

19 604210


01/03/11 JODSSG

20 604210


01/03/11 JOD

21 604210


01/03/11 JOD

22 604210


01/03/11 JCP

23 604210


24/03/11 JCP

24 604210


25/03/11 JCP


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1

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1

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16,67

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9

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I /

36,67

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100,00

T- CoConne des CiCede:


* 0,00

3

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0,00

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0,00

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Ç: CoConne de: montants

13,33

0,00

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0,00

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—

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crédité :

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0,00

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0,00

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33,33

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0,00

402,00

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29,67

0,00

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ACH •


73,00

0,00

504,67

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ACH


6,67

0,00

511,33

520

FRA>


33,33

0,00

544,67

528

ACH


6,67

0,00

551,33

r

~ i


2. Mettre le grand-livre sous-forme de tableau:

Avant de mettre un tableau sous le format tableau, il faut respecter
certaines règles:

• il faut une ligne d'entête;

• il ne faut aucune ligne vide;

• il ne faut aucune colonne vide;

• chaque ligne doit correspondre à un enregistrement;

Il nous faut rajouter la ligne des entêtes avant de mettre notre grand-livre
sous le format tableau: Compte, Date, journal, num écriture, Libelle, Débit,
Crédit, Solde.


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


Pour mettre mon grand-livre (avec la nouvelle ligne d'entête) sous-forme
de tableau : je me mets sur une cellule de mon grand-livre, dans le Ruban,
Accueil/Style/Mise sous forme de tableau et je choisi le format qui me plait
le plus. Voici le résultat:



A

B C

D

E


F

G

H j

1

Compte Q Date B Journal

B N ecriturefl Libelle

B Débit

B Crédit B Solde

à

2 1

604210

03/01/11 JCP

w

9

ACH ■


6,67

0,00

6À

i

3

604210

07/01/11 JCP

r

35

ACH


16,67

0,00

2 3jà

i

4

604210

08/01/11 JODSSG

r

1

ACH -


16,67

0,00

40A

5

604210

11/01/11 JODSSG

y

2

RGL1 -


16,67

0,00

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6 '

604210

14/01/11 JOD

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ACH ^


36,67

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7

604210

18/01/11 JCP

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6,67|

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604210

21/01/11 JODSSG

r

3

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16,67

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9

604210

21/01/11 JCP

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0,00

148 à

10

604210

24/01/11 JCP

128

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13,33

0,00

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604210

26/01/11 JODSSG

y

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ACH


16,67

0,00

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12

604210

31/01/11 JOD

r

32

ACH ‘


33,33

0,00

21 2f

13

604210

31/01/11 JCP

172

ACH


6,67

0,00

218^

14

604210

02/02/11 JCP

191

ACH ~


13,33

0,00

232,#

15

604210

16/02/11 JCP

259

ACH *


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0,00

265#

16

604210

18/02/11 JCP

271

ACH 4SI


33,33

0,00

298#

17

604210

21/02/11 JCP

289

REM


13,33

0,00

312A

18

604210

28/02/11 JODSSG

y

9

PREY


66,67

0,00

318, à

19

604210

28/02/11 JOD

60

ACH>


86,67

0,00

465,jj

20

604210

01/03/11 JODSSG

r

10

ANN!


-63,33

0,00

402îf

21

604210

01/03/11 JOD

93

AH C


29,67

0,00

431,#

i

22

604210

01/03/11 JOD

98

ACH CARBUP

73,00

0,00

504^

23

604210

01/03/11 JCP __

414

ACHAT CARB

6,67

0,00

511#

i i

3. Commencer l'analyse en utilisant un tableau croisé

dynamique:

Pour analyser son grand-livre avec un tableau croisé dynamique, il faut:

• dans le ruban, Outils de tableau/Outils/Synthétiser avec un tableau
croisé dynamique, valider ;

• mettre les éléments dans mon tableau croisé dynamique: Date en
étiquettes de colonne, compte en étiquettes de lignes et Débit en valeur
(somme de Débit)


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


Liste de champs de tableau croisé dynamique ▼ X

Choisissez les champs à inclure dans le
rapport :




[7] Compte
3 Date

□ Journal

N écriture

□ Libelle

g] Débit

□Credi'



. ^er les champs <
V filtre du rapport




lu * voulues

^Étiquettes de colon,..


Date


tiqueras de lignes Z Valeurs


Somme de Débit


Différer la mise à jour de la dispo. . . ' lettre a joui


• grouper les dates par mois: je me mets sur une cellule des dates, dans
le ruban, Outils de tableau croisé dynamique /Options/Groupe/Grouper
la sélection et choisir par mois, valider:


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


■

GRAND LIVRE CPTË CHARGES - Microsoft Excel


je

Formules Données Révision Affichage Développeur

Compléments


Options


Création


Grouper la sélection^ A j A


v 4 Dissocier

g*. Tr ' er

*7] Grouper les champs A f


Groupe


Insérer un Actualiser Changer la source
segment v ▼ de données ^

Trier et filtrer , Données


Effacer * ^

u

ffè|Gr

Sélectionner w

Calculs


Déplacer le tableau croisé dynamique


Ü^Ar

Actions





e c olonnes ^
01/01/ll j


/Il 05/01/11 06/01/11 07/01/11 08/01/11


Secondes

*

Minutes


Heures



Années


Nombre de jours :

i a


I


OK


Annuler


16,66666667 16,66666667


6,683333333

667 2,733333333 2,666666667

667 177,6666667
33


13,33333333


Après une petite mise en forme j'ai ce tableau:



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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


Maintenant il faut mettre en évidence les points importants de ce tableau:
les tendances, les minimums et maximums

4. Insérer les petits graphiques (sparklines) pour voir les

tendances:


Les tendances: on utilisera les graphiques en sparklines:

• sélectionner de N5:N92 (la fin de mon tableau),

• dans le ruban Insertion/Graphique en sparklines, dans la boite de
dialogue, la plage de données sera : B5:M92

• Valider


Insertion )Mise en page Formules Données Révision Affichage Développeur Compléments

J


Tableau


leurs Barres


o


amme Pos



Et le résultat est celui-ci:


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL



L'avantage avec ces sparklines est d'avoir une vue d'ensemble sur les
tendances pour chaque compte et rapidement remarquer les points qui
attirent l'attention et ainsi se rapprocher des responsables pour avoir des
réponses et pourquoi pas détecter des erreurs.

Par exemple il suffit de regarder les sparklines du compte 604301 pour se
rendre compte qu'il y a une situation sur certains mois ou encore le compte
605511 qui semble avoir un pic en Mars.

Bref ces éléments peuvent demander à avoir plus ample explications.


5. Mettre en évidence les mois les plus élevés et les plus bas avec une mise

en forme conditionnelle sur tableau croisé dynamique


Mette en évidence les montants max et min par compte:

On utilisera ici une mise en forme conditionnelle sur le tableau croisé
dynamique.

• Sélectionner une cellule valeur du tableau croisé dynamique;

• Dans le ruban, Accueil/Mise en forme conditionnelle/Gérer les règles...

• Insérer cette formule avec la mise en forme de votre choix


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL


= OU(MIN($B5: $M5) = B5;MAX($B5 :$M5) = B5)

Cette formule permet de retrouver les montants maximums et minimums
pour chaque compte



Et le résultat est celui-ci en rouge les montants min et max pour chaque
comptes. Et à priori je pourrai me renseigner directement auprès des
responsables pour l'explication des variations à ces mois.

Ceci me permet d'avoir aussi une vision globale des valeurs des comptes.


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AUDIT DES COMPTES AVEC EXCEL



6. Commencer à analyser mes comptes:

Ce travail fait pour chaque type de compte (charges, produits, tiers,
amortissements...) en débit et crédit me permet directement de retrouver
une grande partie des erreurs et de connaître les mois ou l'entreprise a eu
des points culminant (en positif comme en négatif).


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